AA.MEDIA

Privacy-
verklaring

Laatst bijgewerkt op 27 augustus 2026

Hierin staat welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Deze verklaring gaat over de gegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke: van websitebezoekers, geïnteresseerden, en onze klanten en hun contactpersonen.

01Wie zijn wij

A.A. Media
Jan van Arkelweg 40c, 3791 AC Achterveld
alecalfons@aamediaservice.com
Telefoon 06 83065991
KvK 92408001

A.A. Media voert haar diensten mede uit onder de namen AA.OS en The Market Shift.

02Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij:

Van websitebezoekers

  • IP-adres en globale locatie
  • Browser- en apparaatgegevens
  • Bezochte pagina’s, klikgedrag en bezoekduur
  • Gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken

Van geïnteresseerden en prospects

  • Naam en bedrijfsnaam
  • E-mailadres en telefoonnummer
  • Inhoud van uw bericht of aanvraag
  • Gegevens die u tijdens een gesprek of demo verstrekt

Van klanten en hun contactpersonen

  • Naam, functie, bedrijfsnaam en contactgegevens
  • Adres- en vestigingsgegevens
  • KvK-nummer en btw-identificatienummer
  • Bankgegevens en factuur- en betaalgegevens
  • Correspondentie en afspraken
  • Inloggegevens voor AA.OS

Van sollicitanten of samenwerkingspartners

  • Contactgegevens en de door u verstrekte informatie

03Waarom wij deze gegevens verwerken

DoelGrondslag
Het opstellen en uitbrengen van offertesUitvoering van of aanloop naar een overeenkomst
Het uitvoeren van de overeenkomst en het leveren van onze dienstenUitvoering van een overeenkomst
Facturatie, incasso en financiële administratieWettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang
Contact onderhouden en vragen beantwoordenGerechtvaardigd belang
Het verbeteren van onze website en dienstenGerechtvaardigd belang
Commerciële berichten aan bestaande klanten over vergelijkbare dienstenGerechtvaardigd belang
Commerciële berichten aan overige ontvangersToestemming
Analytische en marketingcookiesToestemming
Het naleven van fiscale en administratieve bewaarplichtenWettelijke verplichting
Het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvorderingGerechtvaardigd belang

04Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies zorgen dat de website werkt. Hiervoor is geen toestemming nodig.

Analytische cookies helpen ons te begrijpen hoe de website wordt gebruikt.

Marketingcookies worden geplaatst door of ten behoeve van advertentieplatformen, zoals de Meta-pixel, om advertenties te meten en gerichter te tonen.

Voor analytische en marketingcookies vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website of door cookies te verwijderen in uw browser.

05Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat nodig is. Wij verkopen uw gegevens niet.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën dienstverleners:

  • Hosting en infrastructuur voor onze website en AA.OS
  • Databaseleveranciers voor de opslag van gegevens
  • E-mail- en communicatiediensten
  • Betaaldienstverleners voor facturatie en betalingen
  • Advertentie- en analyseplatformen
  • Onze boekhouder en, indien nodig, onze accountant of adviseur

Met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Daarnaast kunnen wij gegevens delen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

06Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd buiten de EER of slaat gegevens daarbuiten op, met name in de Verenigde Staten. In die gevallen zorgen wij voor een passende grondslag voor doorgifte, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen.

07Hoe lang wij gegevens bewaren

  • Administratie en facturen — zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht
  • Klantgegevens — gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna twee jaar
  • Gegevens van prospects — twee jaar na het laatste contact
  • Correspondentie — twee jaar na afronding, tenzij langer bewaren nodig is
  • Cookiegegevens — conform de bewaartermijn per cookie, met een maximum van twee jaar
  • Sollicitatiegegevens — vier weken na afronding, of één jaar met uw toestemming

Wij bewaren gegevens langer indien dat noodzakelijk is voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting.

08Geautomatiseerde verwerking en AI

Bij het beantwoorden en kwalificeren van aanvragen maken wij gebruik van geautomatiseerde en op kunstmatige intelligentie gebaseerde functionaliteit. Wie via onze diensten een bericht ontvangt of een gesprek voert met een geautomatiseerde assistent, wordt daarover bij aanvang van dat contact geïnformeerd.

Deze functionaliteit ondersteunt het werk, maar neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen. Een mens blijft verantwoordelijk voor beslissingen over offertes, afspraken en samenwerking.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor het trainen of verbeteren van algemene AI-modellen van derden.

09Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeveiliging op basis van rollen en rechten, tweefactorauthenticatie waar beschikbaar, en periodieke back-ups.

Vermoedt u dat er iets misgaat met uw gegevens? Neem dan contact met ons op via alecalfons@aamediaservice.com.

10Uw rechten

U heeft het recht om:

  • uw gegevens in te zien
  • uw gegevens te laten corrigeren
  • uw gegevens te laten verwijderen
  • de verwerking te laten beperken
  • bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang
  • uw gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat (dataportabiliteit)
  • gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking

U kunt een verzoek indienen via alecalfons@aamediaservice.com. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11Overstappen met uw gegevens

Gebruikt u AA.OS? Dan heeft u naast de bovenstaande rechten ook het recht om uw gegevens mee te nemen naar een andere aanbieder of naar uw eigen omgeving. Wij verlenen daaraan medewerking en leveren uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. De precieze procedure en termijnen staan in onze algemene voorwaarden.

12Gegevens die wij verwerken in opdracht van onze klanten

Onze klanten gebruiken AA.OS en onze marketingdiensten om hun eigen (potentiële) klanten te bereiken en te beheren. De gegevens van die personen worden door ons verwerkt in opdracht van onze klant. De klant bepaalt het doel en de middelen en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke.

Bent u zo iemand en wilt u weten wat er met uw gegevens gebeurt, of wilt u een verzoek indienen? Richt u dan tot het bedrijf waarmee u contact heeft gehad. Wij verwijzen u desgevraagd door en verlenen dat bedrijf medewerking bij de afhandeling van uw verzoek.

13Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op aamediaservice.com. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten hierover.

AA.MEDIA

Privacy
Statement

Last updated on 27 August 2026

This explains which data we process, why we do so and which rights you have. This statement concerns the data we process as a controller: of website visitors, interested parties, and our clients and their contacts.

01Who we are

A.A. Media
Jan van Arkelweg 40c, 3791 AC Achterveld
alecalfons@aamediaservice.com
Phone 06 83065991
Chamber of Commerce 92408001

A.A. Media also provides its services under the names AA.OS and The Market Shift.

02Which data we process

Depending on your relationship with us, we process:

From website visitors

  • IP address and approximate location
  • Browser and device data
  • Pages visited, click behaviour and visit duration
  • Data from cookies and similar techniques

From interested parties and prospects

  • Name and company name
  • Email address and phone number
  • The content of your message or request
  • Data you provide during a conversation or demo

From clients and their contacts

  • Name, role, company name and contact details
  • Address and establishment details
  • Chamber of Commerce number and VAT identification number
  • Bank details and invoicing and payment data
  • Correspondence and appointments
  • Login details for AA.OS

From applicants or collaboration partners

  • Contact details and the information you provide

03Why we process this data

PurposeBasis
Preparing and issuing quotationsPerformance of or steps prior to an agreement
Performing the agreement and delivering our servicesPerformance of an agreement
Invoicing, collection and financial administrationLegal obligation and legitimate interest
Maintaining contact and answering questionsLegitimate interest
Improving our website and servicesLegitimate interest
Commercial messages to existing clients about similar servicesLegitimate interest
Commercial messages to other recipientsConsent
Analytics and marketing cookiesConsent
Complying with tax and administrative retention obligationsLegal obligation
Establishing, exercising or substantiating a legal claimLegitimate interest

04Cookies

Our website uses cookies and similar techniques.

Necessary cookies ensure the website works. No consent is required for these.

Analytics cookies help us understand how the website is used.

Marketing cookies are placed by or on behalf of advertising platforms, such as the Meta pixel, to measure ads and show them in a more targeted way.

For analytics and marketing cookies we ask your consent in advance. You can change your choice at any time via the cookie settings on our website or by deleting cookies in your browser.

05Who we share data with

We share data only when necessary. We do not sell your data.

We use the following categories of service providers:

  • Hosting and infrastructure for our website and AA.OS
  • Database providers for storing data
  • Email and communication services
  • Payment service providers for invoicing and payments
  • Advertising and analytics platforms
  • Our bookkeeper and, if necessary, our accountant or adviser

We conclude processing agreements with service providers that process personal data on our behalf. We may also share data where we are legally required to do so.

06Transfers outside the European Economic Area

Some of our service providers are established outside the EEA or store data there, particularly in the United States. In such cases we ensure an appropriate basis for transfer, such as an adequacy decision of the European Commission or the standard contractual clauses.

07How long we keep data

  • Administration and invoices — seven years, under the tax retention obligation
  • Client data — for the term of the agreement and two years thereafter
  • Prospect data — two years after the last contact
  • Correspondence — two years after completion, unless longer retention is necessary
  • Cookie data — in line with the retention period per cookie, up to a maximum of two years
  • Application data — four weeks after completion, or one year with your consent

We keep data longer if this is necessary for an ongoing dispute or a legal obligation.

08Automated processing and AI

When answering and qualifying requests, we use automated and artificial-intelligence-based functionality. Anyone who receives a message through our services or has a conversation with an automated assistant is informed of this at the start of that contact.

This functionality supports the work but does not make decisions with legal effects or similarly significant consequences. A human remains responsible for decisions about quotations, appointments and collaboration.

We do not use personal data to train or improve general AI models of third parties.

09Security

We take appropriate technical and organisational measures, including encrypted connections, role- and permission-based access control, two-factor authentication where available, and periodic back-ups.

Do you suspect something is wrong with your data? Please contact us at alecalfons@aamediaservice.com.

10Your rights

You have the right to:

  • access your data
  • have your data corrected
  • have your data deleted
  • restrict the processing
  • object to processing based on a legitimate interest
  • receive your data in a common format (data portability)
  • withdraw consent given, without affecting the lawfulness of earlier processing

You can submit a request via alecalfons@aamediaservice.com. We respond within one month. To prevent misuse, we may ask you to identify yourself.

Are you dissatisfied with how we handle your data? Then you can file a complaint with the Dutch Data Protection Authority.

11Switching with your data

Do you use AA.OS? Then, in addition to the rights above, you also have the right to take your data to another provider or to your own environment. We cooperate with this and provide your data in a structured, commonly used and machine-readable format. The exact procedure and periods are set out in our general terms and conditions.

12Data we process on behalf of our clients

Our clients use AA.OS and our marketing services to reach and manage their own (potential) customers. The data of those persons is processed by us on behalf of our client. The client determines the purpose and means and is therefore the controller.

Are you such a person and would you like to know what happens to your data, or would you like to submit a request? Then please contact the company you have been in contact with. On request we will refer you and assist that company in handling your request.

13Changes

We may amend this privacy statement. The current version is always available at aamediaservice.com. In the event of material changes, we inform our clients.